社宅管理業務が複雑といわれる理由は？

社宅を借りると必ず発生する管理業務は、日々の管理以外にクレーム対応や法律的な判断など幅広く、自社だけで対応しようとすると本来福利厚生の目的で社宅を取り入れたのにも関わらず業務過多につながることもあります。そこで今回は、社宅管理業務が複雑となってしまう理由やコスト削減の方法を解説します。

社宅管理業務の合理化に取り組むべき

借上げ社宅は、不動産会社を仲介して物件探しから始まります。契約当初に敷金や保証金などの入居条件のほか、退去時の原状回復意などの条件も交渉のたたき台に上ります。ところがこの原状回復の場面では、どこまでオーナーが負担するかを巡りトラブルに遭遇することが多いので、充分に検討して契約締結に望む必要があります。

しかも社宅は社員でいることが入居の条件であるため、新入社員の増える時期や、離職時などに入退居が頻繁になるので、なにかとトラブルが発生しがちです。トラブルが発生したときの賃借人側の窓口は会社になるので、対応に迫られることになります。

行政サービスの申込みや変更なども当然必要となり、戸数が多くなれば経理部門へのしわ寄せも懸念されます。このように社宅管理業務は複雑な手続きやトラブル処理が含まれるので、対応には相応の人員を配置する必要があります。ここに社宅管理代行会社にアウトソーシングする意義があるわけです。

社宅の管理業務はアウトソーシングすることでコスト削減

社宅管理代行会社とは、社宅管理業務を専門的に取り扱う会社のことで、賃貸借契約締結から入居後の不動産管理やトラブル対応、行政サービスに関する業務に対応するサービスを提供するのが特徴です。これら多岐にわたる複雑な業務のための部署を配置することは、恒常的な人件費コスト増を招き、関連する経理部門の応援をようする場面も出てきます。

だからといってそれぞれのサービスの専門家に依頼すると、全体では割高になります。これに引き換え社宅管理代行会社を利用すれば、人件費の増加を解決しつつ業務の効率化をはかることができるので、社宅管理代行会社に支払う費用を差し引いても、コスト削減を期待できます。

一本化して依頼することで業務効率化

社宅管理代行会社は、複雑な業務や不動産についての専門的知識を必要とする業務の代行を一括して依頼できます。対応窓口を一本化することにより、本業に人的資源を集中的に投入することで、組織のスリム化や業務の効率化をはかることができます。

具体的事例としては、新入社員と異動が重なる時期などでは、社宅管理業務と人事関係の業務が複雑にからみあい業務量は相当なものになります。このような場面でも社宅管理代行会社を利用することで、人事部門の業務に集中するだけで済みます。社宅管理業務は社宅管理代行会社に任せておけばよいからです。

社宅は従来から安価で従業員の居住空間を確保することが実現するので、福利厚生のなかでも需要が高く現在でも数多くの社宅が利用されています。しかしコスト削減の波のなかで、自社社宅は減少し借上げ社宅が主流になりつつあります。自社差宅では独立した部署で管理するのが当然でしたが、借上げ社宅では事情が違って来ます。

複雑な社宅管理業務を自社で済ませようとすると、人員を配置する必要があり人件費コストが上昇することを意味します。不動産会社を利用した賃貸借契約の締結ひとつも不動産に関する専門的知識が必要です。社員が入居後も複雑な社宅管理業務は本来の業務への圧迫要因になります。

社宅管理代行会社を活用することで、コスト削減しながら社宅管理業務の負担から開放されるのは大きなメリットです。現在社宅の管理に負担を感じている責任者や、これから社宅を導入しようと考える経営者はぜひ管理代行業者の利用を検討し、スムーズな社宅運営を行ってみてください。