社宅には不動産会社などから賃貸住居を借りて社員に貸し出す「借上社宅」と土地や建物を会社が保有している「社有社宅」がありますが、近年社有社宅を売却し、借上社宅を導入する動きが拡がっています。

税金対策や社員の転勤などに対応しやすいという点で人気を集めており、今後もこの流れは加速していきそうです。

私は普段、一般企業で人事業務を行っていますが、会社の方針で借上社宅の導入を検討していくことになりました。

しかしながら、自社で社宅を運用するにあたり必要な業務内容を整理したところ、不動産の専門知識が必要であることや、経理部などの他部署にも影響する業務が想定していたよりも多く発生してしまうことが分かりました。

これでは社宅を導入するメリットよりも手間や時間が、かかり過ぎています。

そこで色々と調べ、実際に利用することにしたのが「社宅管理代行会社」でした。

物件探し～契約、日々の管理業務まで専門知識を持ったスタッフが自社の代わりに対応するため、クオリティの高いものになったと思います。

このサイトでは私が調べて得た情報を踏まえて、社宅管理業務のアウトソーシングを初めて行いたいという方におすすめの業者をランキング形式で紹介しますので是非参考にしてみてください。

当サイトはアンケート調査を元にランキング形式でおすすめの社宅管理代行業者を紹介します。あまり身近に感じることのできないランキングですが、社宅管理代行業者を探している方や、導入を検討している会社などには役に立つでしょう。

今はインターネットがある為、簡単にアンケート調査を行うことができます。今回社宅管理代行業者に関するアンケート調査を行い、会社ごとのサービスに特徴があることがわかりました。

どの代行業者も変わらないだろうと考える人も多くいると思いますが、そこにはたくさんの新しい発見がありました。こちらの記事では、信憑性のある口コミをもとに違いを比較し、ランキングを作成しています。

しかし、検索すると大手の会社は出てきますが、本当に利用したいと感じる会社を探すのは大変ですよね。特に社宅管理代行サービスは、なにを基準に業者を比べればよいか分からない人が多いと思います。

当サイトはそんな方にも、わかりやすいように検討するべき点についても記事にしてまとめました。
これを読んで、自分に合った業者を発見してください。

社宅管理代行とは、会社が用意した住宅において必要な業務を企業の代わりに行うサービスのこと。会社が相場よりも安い金額で従業員に提供している住宅には様々な業務が必要になります。
主な対応として、社宅への入居及び退去時の手続きや社宅の保険、保守点検など幅広い業務対応が求められるのです。
社宅の管理は住宅の種類によっても変わり、会社が直接保有する社有社宅と一般的な賃貸住宅を借りて使用する借り上げ住宅では対応も異なります。

事務的な手続きであれば会社内で行うだけでいいでしょう。ですが人が生活していくなかで発生するトラブル対応なども社宅管理には必要です。
もちろん上記で説明した以外にも業務もあり、臨機応変な対応が求められるため企業の担当者にとっては負担が大きい業務の一つといえます。
こうした契約ごとの煩雑な業務を企業の代わりに行うサービスのことを社宅管理代行と言います。

そもそも社宅を導入する理由は、福利厚生を充実させて社員の満足度をあげるため、または転勤があった際のサポートとして必要ということが大きいでしょう。

近年の動向としては特に転勤者が利用するケースが圧倒的に多く、管理業務の複雑さに頭を悩ませている事業者様もいらっしゃると思います。

そこで代行サービスを実際に利用した場合、どのようなメリットがあるのか解説していきたいと思います。

■メイン業務に集中できる

まず基本的なことではありますが、業務をアウトソーシングするため担当者の負担を軽減することが出来ます。

全ての社宅管理業務を自社で行うことにすると、物件探し、契約、入退居手続き、設備点検、支払調書の提出など業務　範囲が広く担当者に大きな負担が掛かります。

また忙しい年末や新卒採用時期に契約、解約手続きが集中するため、社宅のことを全てアウトソーシングサービスにお任せできるのは、とても助かります。

メイン業務のクオリティ向上にも繋がるでしょう。

■コストを削減できる

社宅管理代行会社では、宅建や賃貸借契約などの専門知識を持ったスタッフが無駄なコストを省きつつ管理を行います。

たとえば、物件を解約する時に原状回復費の件でトラブルになるケースは多いですが、貸主との交渉を上手く行い料金を抑えるなどの対応をしてくれます。

また、家賃や敷金などの支払い先を一つに絞り一括管理することにより、余計な振込み手数料が掛かりません。

専門家の視点で、余計な費用が掛かっている箇所を見つけてもらえる上に、自社の人件費削減にもなるのです。

■契約書を確認してもらえる

借上社宅の場合、家主が個人であることが多いため、契約、交渉がスムーズに進まないケースがあります。

気がつけば、こちらに不利な条件で契約書が作成されていたということもあるそうです。

代行サービス会社に頼むと、後々トラブルにならないよう賃貸借契約に詳しいスタッフが書類をよく確認し契約を結びます。

豊富な不動産知識を借りられるのは心強いですね。

■入居する社員の満足度が向上する

社宅内では設備の故障や騒音問題など、トラブルは意外と多いものです。

そんな時、入居する社員に対してスムーズに対応することが求められます。

自社で対応する場合、他の業務で手が回らず対応が遅れ、社員の不満が募ることもあるでしょう。

代行会社では対応窓口を用意していたり、メンテナンスの手配など問題解決に必要な業務を全て迅速に行ってもらえます。

社員の住環境が良くなれば、仕事でもより良い成果をあげるようになるでしょう。

社宅管理代行会社とは、借り上げ社宅の契約や解約、従業員の入居や退去などの煩雑な業務を代行する会社です。社宅管理代行会社はいくつかありますが、その中でも選び方のポイントを紹介します。

■取引実績
社宅の管理業務においては、さまざまな手続きや契約を結ぶことが求められます。その際にトラブルが発生することもありますが、そのようなトラブルに対応するには、豊富な実績と経験が必要になります。

社宅管理代行会社の実績について見極めるには、事業を行ってきた年数や受託管理戸数、受託企業数といった数字に注目すると良いでしょう。これらの情報は、公式ウェブサイトに掲載されていることが多いため、会社選びの際に参考にすると良いでしょう。

■自社との適合性
社宅管理代行会社と一口に言っても、不動産業の一環として行っている企業や社宅管理に特化した企業など、さまざまです。自社のニーズに合っているかどうかを確認してみましょう。

社宅管理業務の中でも、社有社宅と借り上げ社宅とでは業務内容が異なります。社宅管理代行会社の中には、どちらか一方しか対応していない場合もあります。

また、サポート内容として、1棟貸しやマンスリー利用などのオプションを用意しているかどうかなども前もってチェックしておきましょう。

■サポート体制
サポート体制は、入居社員の満足度を高めるために大切なポイントです。社宅管理業務においては、入居・退去の際にトラブルが発生しやすいため、その際の対応について確認しましょう。

また、入居中の問い合わせ先やサポートの内容についても確認が必要です。物件のメンテナンスの頻度や引っ越しのサポートなどが充実している企業を選ぶのがおすすめです。

■プラン内容
人事担当者によっては、「すべての業務を任せたい」という方や「手間のかかる物件探しと解約業務だけ依頼したい」という方など、さまざまです。社宅管理代行会社を選ぶ際には、ニーズに合ったプランを用意しているかどうかも大切なポイントとなります。

自社のニーズに沿ったプランを選択することで、外注費用を抑えられることもあります。

■費用
社宅管理代行会社を選ぶ際に欠かせないポイントが費用面です。安ければ安いほど良いというものではないため、前述した内容を踏まえたうえで納得できる金額の会社を選ぶことが重要です。

複数の会社を比較し、自社のニーズと照らし合わせて検討すると良いでしょう。また、オプションの内容についても事前に価格を確認しておきましょう。

社宅管理を効率的に行う方法としては「社宅管理システムの導入」と「社宅管理代行業者に委託」の2種類があります。社宅管理システムとは、パソコンで簡単に社宅管理を行うことのできるITシステムの総称です。

社宅管理システムを導入するには、開発ベンダーに1から作ってもらう、もしくはパッケージとしてシステムを導入する、社宅代行業者からツールを提供してもらうといった方法があります。

自社で社宅管理を行う場合、契約に伴う書類作成や手続きの申請業務、社宅のリアルタイム管理などの煩雑な作業が必要となります。

これらを手作業で管理するのは非効率的です。また、承認の抜け忘れなどのリスクもあります。

管理システムを導入することで、社内での情報共有もしやすくなるため、トラブルを未然に防止できます。ただし、社宅管理システムを利用するのは、あくまでも社内の担当者なので、目的に合ったシステムを導入できなければ、効率化が達成できない可能性もあります。

社宅管理システムで解決できない場合は、社宅管理代行会社に依頼した方が良いケースもあります。社宅管理代行会社を選ぶ際には、プラン内容やサポート実績はもちろん、従業員の個人情報を渡すことになることからセキュリティ体制についても確認しておきましょう。

本サイトでおすすめした社宅管理代行会社情報を簡潔にまとめて一覧にしてみたので、おさらいしてみましょう。

それぞれ人気の社宅代行会社で、細かいサポートにも力を入れている業者ばかりなので、特徴などをしっかり把握して存分に検討してみてください。

各社宅管理代行会社の詳細情報をもっと知りたい方は、本サイトのそれぞれの詳細ページや公式サイトもチェックしてみてくださいね。

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会社名	司ネットワークサービス株式会社	株式会社　タイセイ・ハウジー	日本社宅サービス株式会社	株式会社リロケーション・ジャパン	東急社宅マネジメント株式会社
住所	東京都新宿区新宿1-16-10　コスモス御苑前8F	東京都渋谷区千駄ヶ谷5-32-10　南新宿SKビル	東京都新宿区箪笥町35番地 日米TIME24ビル	東京都新宿区新宿四丁目2番18号　新宿光風ビル7階	東京都渋谷区東1-32-12 渋谷プロパティータワー8F
連絡先	03-5312-8299	公式HPから問い合わせ	公式HPから問い合わせ	公式HPから問い合わせ	03-5469-6331
注目サポート	ウィークリーマンションサービスで出張社員にも対応	引越し手配、駐車場管理、家具のリースなどサポートが充実	機密情報管理を徹底	リロ補償で解約時の損失を補償 敷金立て替え	情報のバックアップ
プラン	依頼者に合わせて代行業務内容をカスタマイズできる	担当者に最適なプランを提示してもらえる	調査からプラン設計、運用まで入ったトータルセットプラン	社宅管理業務を全て一括代行	コスト削減に注目したプラン
特徴	ウィークリーマンションサービスの経験を生かして、様々な種類の社宅を提供 一件から対応している	日本で初めての代行サービス 管理システム「ANSWER」で90％以上管理代行	社有施設管理にも対応 紹介物件が豊富	賃貸借契約はリロケーション・ジャパンが代理で締結 Webで物件検索可能	全国の不動産業者から物件情報を提供 敷金返還率が高い
こんな依頼者様にオススメ	初めて社宅導入を検討している方、中小企業	実績の多い企業に頼みたい方	細かいサポートを求めている方	リスクを抑えた運用をしたい方	不動産の相談に乗って貰いたい方 敷金が気になる方
詳細リンク	詳しくはこちら	詳しくはこちら	詳しくはこちら	詳しくはこちら	詳しくはこちら
公式リンク	公式サイトはこちら	公式サイトはこちら	公式サイトはこちら	公式サイトはこちら	公式サイトはこちら

私のおすすめを厳選したので、どれも魅力的だと思うのですがいかがでしょうか。

一覧にすると細かい違いなどが見やすくなり、より比較しやすいかと思います。

やはり注目すべきはプランの違いや紹介物件といったところでしょう。

また、おすすめの社宅代行会社として、サービスが充実していることは大前提ですが、管理の対応範囲には違いが見えるので、自分の希望や理想にあった社宅管理代行会社を選び、現状よりもさらに人員コスト削減できるようにしていきましょう。

司ネットワークサービス株式会社を1位に選んだ理由と注目ポイント

ランキング形式で社宅管理代行会社を紹介してきましたが、如何でしょうか？

業者にはそれぞれ良い特徴があり順位をつけるのはとても迷いましたが、初めて社宅代行を検討しているという方にも利用しやすい工夫をしている「司ネットワークサービス株式会社」を1位として紹介させて頂きました。

これから詳しく、注目したポイントを解説していきます。

■業務をカスタマイズして必要な分だけ依頼できる

まず、必要な業務のみ依頼でき、受託件数は1件から対応してくれるという点です。

これは小規模の企業や社内の入居希望者が少ないといった場合に、嬉しいサービスですね。

部分的に負担になっている業務を委託したり、まずは試してみることも出来ますのでアウトソーシングを行うか迷っている方にも良いでしょう。

■ウィークリーマンションサービスと借上社宅

次に注目すべきポイントは、社員の働き方や異動などにも対応しやすいサービスに力を入れている点です。

借上社宅は様々な場所から選べるため転勤者には最適ですが、一人一人別々の貸主に対応し手配を行い、契約を結ぶ、など工程が多く社有社宅よりも管理業務に手間がかかります。

社宅管理代行会社に依頼した方がクオリティが高いパフォーマンスとコスト削減が期待できるでしょう。

司ネットワークサービス株式会社はウィークリーマンションサービスの実績も十分あるため、転勤に対応した短期間滞在用の家具付き賃貸物件を紹介管理するだけではなく、出張で1日から利用できる物件、ホテルまで手配してもらえます。

出張の度に宿泊先の手配をすることは、なかなか大変なものです。

代行手配してもらえれば、他のメイン業務に集中できますね。

■他社との比較

社有社宅の管理にも対応している会社や実績数が自慢の会社もありますが、これから導入する方にオススメしたい業者となると、個人的には急な異動や出張にも一括で対応してくれる司ネットワークサービス株式会社が一番将来性を感じられ魅力的に思えました。

他にも敷金、礼金の補償制度を取り入れている会社や賃貸借契約を代行してくれる会社、豊富な物件紹介が魅力的な会社など、それぞれ特徴がありますので自社に合ったサービス内容を見極めましょう。

検討するにあたり、アウトソーシングサービスを取り入れる目的と現在の問題点をはっきりさせることが大切です。

社宅管理業務と代行サービスについて

つぎに、実際に社宅管理業務を行う際にどんなことをしていく必要があるのか、どんなことを代行してくれるのかを見ていきましょう。1位でご紹介した司ネットワークサービス株式会社のように、代行範囲が選べる業者もあるので、できること・できないことを確認してみてください。

社宅管理業務の流れ

社宅管理業務には大きく分けて7つのステップがあります。

１．入居条件の設定と入居希望者審査
社宅を利用する従業員の入居条件や希望者に関する審査を行います。入居期間・人数などを定めることで、その後の管理体制が整いやすくなるでしょう。また、入居条件に関しては契約書類に記載しておくと、トラブルを防止することができます。

２．社宅の更新交渉
社宅の備品やその他条件に関する交渉を行います。古くなった備品などは取り換える必要があるため、早めに交渉を行うのがベストです。管理業務には、社宅台帳や備品台帳の記入も含まれます。社宅の状況は、交渉に必要な情報のため、報告を忘れないようにしましょう。

３．入居者や管理人との連絡
入居者や管理人と社宅に関する要望、設備、各種連絡を行うのも管理業務の一つです。入居者からクレームがくる場合もあるため、連絡が円滑に行える体制を整えておきましょう。

４．日常の保守点検・安全衛生管理
入居者が安心して暮らすためには、衛生管理・点検が重要です。管理体制がずさんになってしまうと、クレームにつながる恐れがあります。建物の清掃や設備の不備がないかを確認する規則を定めておくと、管理力の向上につながります。

５．工事業者の手配や防火対策対応
建物に修理が必要な場合には、工事業者を速やかに手配しましょう。建物に不備があった場合、入居者を巻き込んだトラブルが起きる可能性があります。また、火災などの災害に備えた訓練を実施することが、事故防止につながります。工事や訓練などの必須行事を行う際には、あらかじめ入居者への連絡を忘れないでください。

６．社宅移転・放棄時の必要事項作成
社宅の移転や放棄など、建物に関する必要書類の作成を行います。入居者の意思ではなく、会社都合によって転居させられる場合もあるため、必要事項・転居費用等のルールをきちんと定めておきましょう。こういった内容は、社宅使用誓約書に記載されるため、明確にしておくとトラブルを避けることができます。

７．規定の制定
最後に行うのは社員の退職や無断退去など、不測事態に対応する規約の制定です。特に、無断退去者には荷物や家具を放置したままの人が多くいます。これらは、無断で処分してはならないため、荷物引き受けの代理人を誓約書に記載するとよいでしょう。また、無断欠勤による退職に関しても、あらかじめ就業規則などに明言したおくことで、その後のトラブル防止につながります。

上記のようにおおまかな業務は「社宅」への入退去管理と、火災・災害の予防、建物の保守点検になります。なかでも、規定の制定は難しくイレギュラーが発生した際の対応などをあらかじめ整えておかなければ苦労することになるので注意しましょう。

社宅管理規定のポイント

つぎに、社宅管理規定の制定時に載せておきたいポイントを簡単にご紹介します。

■社宅管理規定
・目的について
・入居資格について
・管理担当について
・入居申し込みについて
・入居手続きについて
・入居について
・社宅、寮の変更時について
・入居期間について
・入居者の異動について
・長期間留守にする場合の対処について
・使用料について
・会社の費用負担について
・入居者の費用負担について
・退去手続きについて
・退去事由について
・原状回復について
・弁償について
・衛生について
・入居者の義務について
・禁止事項について
・入居者の責任について
・罰則について

誤った使用による罰則や禁止事項についてはしっかりと明記しておきましょう。また、退社時の立ち退きまでの期間や、無断退去時に荷物が残っていた場合の対処方法なども記載しておくとトラブルに巻き込まれにくくなります。

社宅代行サービスが代行する業務とは

つぎに、社宅代行サービスが代行してくれる業務について確認していきましょう。代行してくれる業務はおおまかにわけて7つです。

１．物件の手配
借り上げ社宅の場合は企業が定める条件をもとに、入居者自ら物件を探してくる必要があります。しかし入居者が一から規定に沿う物件を探すのは一苦労です。社宅管理代行サービスであれば、規定に沿う物件情報の提供や物件の下見手配などを一括対応してくれます。

２．新規契約の手続き
物件の申込や契約書の準備、入居者への説明なども社宅管理代行サービスが対応してくれます。新規契約時は、社宅規定はもちろん入居者の希望に合致する物件の斡旋申込みはもちろん、一時金の立替払い、契約書内容の精査や交渉、鍵の受け渡し、入居案内を行う必要があります。各社によってサービスは異なるため、詳細は企業ホームページをご確認ください。

３．賃貸料の支払業務
賃金の支払いは従業員の給与控除も考慮する必要があり、とても複雑な業務です。新規契約時代金の支払いや毎月の家賃支払い、更新料更新手数料の支払いや解約時修繕不足金についてなど、社宅管理代行サービスに依頼すれば金銭に関する業務を整理することができますよ。

４．契約更新の手続き
更新時には各種手続きが必要になります。更新連絡や通知の受領、更新条件の精査・交渉や、更新料の支払い代行に加え、更新契約書の作成や回収・保管などの業務が発生しますが、これらも社宅管理代行サービスならスムーズに対応してくれます。

５．解約時の手続き
解約時には、解約申し込みの受付からはじまり、管理会社・家主への解約通知、鍵の返却、原状回復費用の内容精査や交渉、解約清算、敷金残高管理業務、解約書類の作成・提出・保管業務が発生します。

６．帳票の作成
社宅管理業務では、税務署に提出しなければならない帳票の作成が必須になります。帳票だけでも8種類（入居清算明細、解約清算明細、更新時精算明細、月例支払明細、敷金残高表、月次請求書、返金明細、支払調書の作成、等）の作成が必要になりますが、これらもしっかり代行してくれるサービスがあります。

７．その他
上記以外に、入居者の入れ替えや退去時に発生するルームチェック・リフォーム手配、管理会社の対応や折衝、トラブル・苦情対応などをサポートしてくれますよ。

契約の流れに関して

面倒な社宅管理業務ですが、アウトソーシングした場合に新たに社宅契約を行う際の手続きの流れを紹介します。
まずは会社内で社員の社宅適用可否の判断を行います。会社によって社宅適用条件は異なります。
代行業者が提供するWEBシステムを利用し社員が社宅の入居申請を行います。それを社宅担当者が承認または否決します。
申請はWEBシステムの利用が一般的ですが、メールやFAXでの申請も可能です。またその際に引っ越しの依頼を行うことも可能です。
そして社宅への入居承認が決定したら次は物件探しです。社員が代行業者からの物件紹介を希望したときは2つの条件をもとに決定します。

・会社が定めた物件契約条件に合致している物件（家賃や広さ構造など）
・会社が定めた条件に加え、社員が希望している条件に合致している物件

社員本人による物件探しを認めている会社の場合は、社員が探してきた物件が、会社が定める物件契約条件に合致したうえで契約手続きを行うことが可能です。
物件が決まった後は契約書のチェックです。契約の条文はもちろんですが、条件の記載場所やフォーマットなども物件により異なるので担当者が業務において負荷を感じることでしょう。
面倒な業務ですが、代行業者を利用した場合は、企業側でのチェックは最終承認のみになります。契約の条文のチェックや修正があった場合でも、貸主・管理会社との調整は代行会社が行い、代行会社との取り決めによっては企業側の最終チェックも省略することが可能です。
その後契約金の支払いとなりますが、多くの場合は代行会社が初期費用の建て替えの支払いを行ってくれます。初期費用の支払いが完了しないと鍵を受け取ることができないためです。
契約手続きが完了したら社員が入居できるようにサポートしてください。社員へは代行会社から、鍵の受け取り方法や管理会社の連絡先などの案内が行われます。
社宅の場合は転勤などの様々な事情がある為、入居までの手続きを短い期間で完了させる必要があります。その為正式な契約書の締結は入居後となることがほとんどです。
締結した契約書の原本は代行会社が保管・運用してくれることが一般的です。またWEBシステム上で閲覧・出力することができるので保管スペースの心配もありません。
このように代行業者を利用することにより、会社側は社宅適用可否の判断、社宅契約の承認のみの業務で社員に社宅を用意することができます。

社宅管理代行サービスのメリットに関して

社宅管理代行サービスでは、社宅物件探しから契約や解約、トラブル対応まで幅広い社宅管理業務の9割を外部の企業に委託できます。

社宅管理の業務内容は経理や財務の知識も必要になるため、社員が全てを行うのは時間も手間もかかり、非効率です。

そこで、効率よく業務を代行してくれる社宅管理代行サービスのメリットを紹介しようと思います。

■社員による社宅管理業務の削減

社宅には会社所有の社宅と借上社宅があります。

会社所有の社宅の場合は、社宅の資産管理や設備管理、従業員の入退去管理、転用時のサポートなどを代行してくれます。

借上社宅の場合は、物件の紹介、契約や解約の管理、従業員の入退去管理、家賃の支払いおよび入金管理などがサービス内容です。

これらの業務には専門的な知識も伴うため、社員が通常業務の傍らで行うには、時間も手間もかかります。

代行サービスを利用することで業務の大幅な削減になります。

■残業代やプロによる費用見直しでコスト削減

社宅管理の業務が多くなるのは、主に人事が異動する時期です。社員は通常業務に加え、社宅管理業務も行わなければなりません。

年度末や年度初めの人事異動では、通常業務も忙しい場合が多いです。

専門知識や経理分野でない社員が社宅管理まで負担すると、勤務時間内に終了できなくなります。

時間外業務が増えるデメリットは、社員の労力の酷使と、社員に支払う残業代の増加です。

社宅管理を専門とする代行サービスに委託すれば、社員が社宅管理にかけていた時間外業務が減り、余分なコストカットになります。

また、代行サービスによっては、賃料や原状回復費用の見直しや、損害保険の手続きや賃料などの振込手数料の一括化を行ってくれるため、余分な費用の大幅削減も期待できます。

■社員の専門知識不要でプロに全てお任せ

不動産や経理などの知識を持たずに社宅管理業務を行うのは時間も労力もかかります。習得も難しい知識なので、通常業務の傍ら、社員を育成するのも非効率です。

社宅管理専門の社員を採用するのも、求人から選考など準備の手間や、入社した場合には人件費がかさみます。

そこで、一番効率的で迅速に対応できるのが代行サービスです。

ほとんどの業務を任せられるので、委託側は何の知識も必要ありません。

さらに、全国的なネットワークを持っている業者が多く、地方への転勤による物件探しにもより社員の要望を取り入れやすくなります。

代行サービスは専門に社宅管理を行うため、入居後のトラブルの解消や手続きの遅延防止にもなります。

専門的な知識と経験からアドバイスをもらえれば、社宅管理に重要なポイントを効率的に学べます。

■外部委託なら業務量が変動しても社員に影響なし

社宅管理業務は月によって仕事量が変動します。

社内に専属の社員を配属したとしても仕事が安定しません。

そのため、社員が通常業務に加えて社宅管理を行っている企業がほとんどですが、社宅管理業務そのものが手間や時間がかかり、片手間でできるものではありません。

社員の労力を減らし、業務時間超過を避けるためにも、社宅代行サービスに委託するのが最も簡単で迅速に対応できる方法だといえます。

社宅管理代行サービスのデメリット、リスクとは

社宅管理代行サービスには良い部分が沢山ありますが、やはり注意点も存在します。

この項目ではサービスを導入する上で、どのような点がデメリットやリスクになり得るのかご説明します。

■手数料がかかる

代行サービスを利用するということは当然ながら料金が発生します。

委託内容や契約内容にもよるのですが、1戸あたり1000円～2000円程度になります。

また、1部屋手配するごとに手数料が発生しますので総合的に見てアウトソーシングした方が得になるのかどうか見極めることが必要です。

■情報の共有が上手くできないことがある

物件を契約してから解約するまでに起きた、社員ごとの個別のトラブルなどが代行会社から伝わらない場合があるようです。

これは委託しているからこそ起きる問題ですね。

他にも、代行会社から送られてきた支払い調書や書類の確認に時間が掛かってしまうといった問題もあります。

不要な情報が送られてきても混乱を招くため、事前にどの範囲の情報を共有する必要があるのか確認しておくことが大事になります。

■押印代行を依頼した場合、印鑑を悪用されるリスクがある

代行サービスでは賃貸契約を行う際に印鑑を預けて代理で押印してもらうことも可能です。

しかしこれには、代行会社に勝手な条件で契約を締結されてしまうリスクが伴います。

印鑑を預ける前に、本当に信用できる業者であるのか、よく確認することをおすすめします。

また、本来の目的外に印鑑を悪用した場合、損害賠償が請求できますので覚えておきましょう。

代行会社で建物賃貸借契約はどのように行われるのか

■建物賃貸借契約とは

そもそも建物賃貸借契約とは何なのでしょうか。

これは、物件を借りる際に必ず必要な契約で「普通建物賃貸借契約」と「定期建物賃貸借契約」の2種類に分けられます。

「普通建物賃貸借契約」は契約の更新拒絶や解約をする際に正当な理由が必要になりますが、「定期建物賃貸借契約」は始めから契約期間が決まっており更新をしないという条件で契約するという違いがあります。

また、一般的に建物賃貸借契約と呼ばれているのは「普通建物賃貸借契約」です。

どちらの形態で契約を結ぶ方が良いかは条件によりますので、代行会社に確認をしましょう。

■代理捺印の方法

建物賃貸借契約をするには印鑑が必要です。

しかしながら、会社の体制として一件一件、承認することに時間がかかるケースがあります。

そんな時は代行会社に捺印を依頼すると便利でしょう。

具体的にはどのような方法があるのか説明します。

代理捺印には、印鑑を預けて押印してもらう方法と代行会社に代理人として捺印してもらう方法があります。

どちらも便利そうですが個人的には、印鑑を預けず代理人として捺印してもらう方法をおすすめします。

それは前の項目でもご説明した通り、印鑑を預け、契約を委託することに伴う大きなリスクを少しでも減らすことが出来るからです。

本来の目的外に印鑑が利用された場合は損害賠償の請求を行うことも出来ますが、紛失、盗難にあってしまった場合には預けた企業側に責任があるとされることが多いです。

サービスの便利な部分だけに注目するのではなく、預けるとそのような危険があるということは頭に入れておきましょう。

また、預ける方を選択した場合、社印は代表者印ではなく社宅専用の印鑑を用意することをおすすめします。

■転貸サービス

近年、アウトソーシングのサービスとして「転貸」という形態での賃貸借も行われるようになってきました。

これは貸主と企業が直接賃貸契約を結ぶのではなく、社宅管理代行会社が契約した物件を利用者に貸し出すという仕組みです。

なぜこの仕組みが注目されているかというと、通常「預入資産」となる敷金を経費として扱うことができるからです。

経費に入れられれば、税金対策にもなりますよね。

物件の貸主と利用者が直接やりとりを行う必要がないため、トラブルが発生しにくいというのも良い点です。

そして、転貸を利用すること以外にも、代行会社は敷金の預け入れの代わりになる資金対策や返還されるようなサービスを行っていることがありますので確認してみましょう。

敷金は原状回復費用として利用されるケースが多いことにも注意が必要です。

社宅管理代行会社を選ぶ際に見るべきポイント

さて、これまで社宅管理のアウトソーシングに関して様々な視点からご説明してきましたが、選定する際に確認すべきポイントをまとめたいと思います。

■機密情報の管理

まず、業務内容やプラン、料金の比較は当然ですが個人情報や機密情報の管理方法も見ておきましょう。

基本的なことではありますが、セキュリティの問題は代行会社の信頼度に大きく関わります。

社員の方が安心して利用するためにも大事なことですね。

■物件紹介

次に物件を斡旋する方法です。

専門スタッフが在籍しているのか、社宅管理代行会社自体が賃貸契約を結んでいるのか、それとも外部の不動産会社と提携しているのか、など比較しましょう。

これは斡旋してくれる物件の量や質に影響してきます。

また物件情報をスピーディーに得られる仕組みが整っていれば急な人事異動にも対応しやすくなります。

■受託実績

そして、受託実績の比較です。

この数値だけが代行会社の評価の全てではありませんが、人気のある会社を見ることは選定する上で大変参考になります。

自社に必要なサービスが明確になりやすいからです。

調べてみると自社では必要のないサービスがセットプランに含まれていることもありますので、臨機応変に対応してくれるフットワークが軽い会社を探してみるのも良いかもしれませんね。

気になる代行会社を見つけたら、まずは問合せをして資料を見せてもらいましょう。

管理方法の仕組みを代行業者に確認し、一度シュミレーションを行うと実際に導入した時のイメージが掴みやすくなると思います。

自社と相性が良さそうな会社を見つけるためには、どんな効果が期待できるのか想像する力が大切です。

まとめ

おすすめの社宅管理代行会社をまとめてみましたが如何でしょうか。

私自身、調べるうちに業務範囲があまりに広く、自社の人事部だけで管理業務を行うのは無理があると感じ導入を決めました。

現在迷っている方のお力になれれば幸いです。

司ネットワークサービス株式会社を1位として紹介させて頂いた理由は、業務をカスタマイズして必要な分だけ依頼できるため、初めて導入する方にも利用しやすいからです。

さらにウィークリーマンションサービスの実績を生かして、出張者や転勤者向けの手配も一括で管理してもらえます。

代行サービスを取り入れるメリットとしては、業務のスリム化、コスト削減、社員満足度の向上などが挙げられます。

しかし、サービスの良い面だけではなく悪い面も把握することが大切です。

料金や手数料は得られるサービスに見合うのか、情報共有方法の問題、印鑑悪用リスクなど少しでも解消できるように工夫が必要です。

また代行会社を選ぶ際に見るべきポイントは機密情報の管理、物件紹介方法、受託実績などになります。

是非、このサイトを参考に社宅管理のアウトソーシング導入を検討してみてください。

社宅管理代行業者を選ぶポイントは？

今回、社宅管理の代行業者を選ぶポイントや豆知識等をお伝えしました。最後にですが、私の方で独自に行なった「社宅管理代行業者を選ぶポイントは？」というアンケート調査の結果を皆さんにお伝えしたいと思います。

代行管理業者選びはご自身の目線・考えだけでなく、さまざまな方の意見を参考にするのが間違いなく良いです。それでは結果をご覧ください。

今回のアンケートの結果、最も多い投票数を獲得したのは「ニーズに合わせて臨機応変に対応してくれる」となりました。社宅に求めるものは、各企業毎に千差万別と言えます。一様にプラン・内容が決定されていて、臨機応変さに欠けては不親切とも言えるので、この点は重要ですよね。

次に、同じ投票数を獲得したのが「担当者の対応」「対応がスピーディー」となりました。社宅の導入や、管理に関する変更等は突然に起こりうるものですので、スピーディーかつ信頼のおける業者に依頼をしてみたいとは当然思うものです。

そして、「代行する範囲が大きい」も多くの投票数を獲得しました。社宅管理の代行業者毎に、対応可能なサービス領域は異なるのでこの点も見逃せません。

以上、アンケート結果をお伝えしました。アンケートの投票数を多く獲得したポイントを満たしているかどうか？という視点で、社宅管理代行業者を見極める・比較し依頼してみることをおすすめします。