社宅管理代行の切り替えを検討！社宅管理代行業者の選び方

社宅管理は企業が従業員に対し社宅を提供する場合、企業が行うべき社宅の管理のことです。業務は入居などの手続き、災害時などの保守点検、不動産会社などの資料作成など、業務は多岐にわたります。人事労務では社宅管理が負担になることもあるでしょう。社宅管理代行サービスを利用すると便利ですが、選び方には複数のポイントがあります。

詳細なサービスを事前に確認しておこう

社宅管理代行サービスの切り替えを検討しているなら、複数の注意点があります。選び方のポイントとして、実績があるかが求められるでしょう。サービス提供の実績を見ておくことは大切で、実績がある企業は比較的対応力が高く、クライアントの悩みや困っているポイントも把握しています。

不測の事態などが発生した場合もスピーディに対応することが可能でしょう。どのようなサービスメニューがあるかも事前にチェックしましょう。自社が求める条件を満たしているメニューを提供している企業に切り替えることをおすすめします。カスタマイズが可能かなど、柔軟性にも注目するとよいでしょう。

社宅管理のアウトソーシングはもちろん、引っ越しや転勤などをサポートしたりコンサルタント業務も請け負っていたりする企業も多いようです。また、社宅代行以外に自社で必要な業務サービスがあるか確認しておきましょう。社宅管理では従業員や管理者、入居者などさまざまな人が関係しているので、迅速な対応やトラブルが起きた時の解決方法として手厚いサポートも必要になります。

書類の作成や支払い業務などを代行します

社宅管理代行サービスは借り上げ社宅の契約や、従業員の入居・退去の管理を中心にしながらさまざまな関連業務を行っています。企業の代わりに作業する代行アウトソーシングサービスで、社宅管理業務は賃貸物件を探すなど、業務に専門知識が必要になるので多くの企業において活用されているのです。

業者を切り替える際、どのようなサービスを提供しているか確認しておくと安心です。一般的なサービスとして、物件の手配があり物件情報提供や物件の下見などを利用できます。新規契約時の手続きについて、物件の申し込みや契約書などの準備、入居者に対する説明などが含まれているケースもあるようです。賃料などの支払い業務に関して、家賃の支払いや更新料、建物修繕費の支払いなどが対象です。

更新の手続きについて、更新通知受領や更新書類の作成、管理などを行っています。解約時の手続きとして、解約申込受付や解約書類の作成、回収や保管などが対象です。さまざまな帳票を作成することになり、社宅管理代行サービスは幅広い業務を代行できます。切り替えするなら、自社のニーズにマッチした業者を選びましょう。

入金や返金管理業務などが楽になります

社宅のほとんどを占めるのは転勤借上社宅で、転勤借上社宅の場合管理業務に手がかかることが多いようです。借上社宅管理業務について、取引先である家主は個人が多く、契約や交渉などに難航するケースがあります。即時入金が求められたり、締支払通りにいかなかったりすることも多く、敷金など一時預入金の管理を行う必要があるでしょう。

地域によっては商習慣が異なり、原状回復費用の交渉に専門的な知識が求められるようになります。異動にともなう転勤者が出る時期において業務が集中し、配属スケジュールを遵守する必要があるでしょう。

借上社宅管理業務は人事の業務範囲はもちろん、入金や返金管理を行う経理部門や預入金残高管理する財務部門など、影響する範囲が広いようです。契約時の一時金振込や家主への家賃の個別振込、敷金返却の入金確認などを対象としています。財務部門においては、敷金の預入金残高管理や返却率管理の業務が発生するでしょう。

社宅制度を運用していて、社宅を保有している、借上げている企業なら、最新サービス動向を確認し、効率的な運用がないか検討してみましょう。業務委託するメリットとして、コア業務へ人的資源を集中でき、業務のクオリティをアップできます。支払規定外の入金など煩雑な作業が軽減されるメリットもあるでしょう。

社宅管理はいろいろな人や組織が関わる複雑な業務です。社宅管理代行サービスを導入すると、人事や労務などの社宅管理を効率化できます。切り替えるなら、社員が過ごしやすい社宅を提供できるような業者を検討してみましょう。