複雑な社宅管理業務は社宅管理代行を活用しよう

社宅管理代行を活用することにより、企業の人事部門の作業負荷が軽減されていきます。社員に入居させる社宅物件の管理にはそれなりの手間を要するものです。入居や退去、契約更新から税務署への対応などの煩雑な業務がともなうためです。この記事では、社宅管理代行の概要と契約する前の準備、業者選びのポイントを紹介するため参考にしてください。

社宅管理代行とはどのようなサービスか

社宅管理代行は、社員が入居する物件の管理を代行するサービスです。多くの社員を抱える会社では、社員のための社宅を管理するにあたっても、労力を必要とされるでしょう。社宅管理代行を活用することにより、物件探しから入居に関する一連の流れを外部に委託することが可能となるのです。

社宅を提供するにあたっても、自社で保有していない場合には、入居用の物件を探すことから始める必要があります。自社が考える予算に見合った物件を見つけるにも、時間や労力がかかっていくものです。社宅管理代行では、広い地域にわたって物件情報を把握しているところも少なくありません。

入居者が求める条件に沿った物件をスムーズに見つけることができるのです。多くの社員を抱える会社では、社員によって家族構成が異なるものでしょう。すべての条件に担当者が対応していては、本来の業務に集中することが難しくなります。社宅管理代行を活用することにより、従業員用の社宅の面に頭を悩ませることなく、社員の雇用を進められるのです。

社宅管理代行を活用する前の準備

社宅管理代行を活用する前に、自社で定めておくべき事項は多々あります。入居後に住人がトラブルを起こさないように、事前に社内規定を決めておく必要があるのです。物件に入居できる方が、社員の何親等までになるかを決めておくことは大切でしょう。

社宅つきの企業に入社するに際し、家族と同居することを考えている方も、事前にどの範囲までが入居可能かを知っておいたほうが安心だからです。また、毎月かかっていく経費の面についても、事前に定めておくことが大切です。家賃を会社が負担し、光熱費を社員が支払うなど、負担するべき範囲を決めておく必要があるのです。社員が退去する際の規定も同様となります。

退社などの事情により、社宅を退去する必要が生じた場合には、いつまでに手続きを済ませるか、原状回復をどこまで行うかについて決めておくことが大切となるからです。安全面を考慮した、日常の点検業務の作業負担を取り決めておくことも必要でしょう。ガス漏れや火災を防ぐための点検を誰が行うかを決めておく必要があるからです。

社宅管理代行業者を選ぶポイント

社宅管理代行を選ぶ際には、実績で選ぶのがよいでしょう。豊富な実績を誇る業者であれば、自社が求める要望に柔軟に対処できるノウハウがあるからです。社宅を所有している場合には、年度末に税務署に支払い調書を提出する必要があります。どのような形で書類を作成するかも、経験の長い事業者であれば把握しているでしょう。

インターネットの比較サイトには、社宅管理代行サービスを選べるところもあります。一度に複数の会社に問い合わせを行うことにより、手間をかけることなく、自社が求める社宅を探すことができるサービスです。社員の異動の多い会社では、入居者情報の変更が発生するものでしょう。

経験豊富な担当者が在籍する会社であれば、急な人事異動による入居状況の変化にも迅速に対応可能です。社宅が充実していることは、社員が働くにあたってのモチベーションを維持するために欠かせない事項でもあります。快適に社員が暮らせるためにも、柔軟な対応を行える社宅管理代行会社を選ぶことが大切なのです。

社宅管理代行を行うことにより、社員が暮らす社宅の管理を外部に委託できるようになります。代行業者を探す際には、事前に入居条件を明確にしておけば、要望通りの対応を行える業者を見つけやすくなるものです。比較サイトを活用して社宅管理代行を選ぶのもよいでしょう。