社宅管理代行システムとは？機能をチェック

会社は従業員が安心して過ごせるように、職場環境を整えることが重要です。その職場環境を整える取り組みの一つが、経理の一部を利用して土地を購入し住宅を建てる社宅です。社宅を設置することによって、遠方から就職もしくは転勤してきた従業員に住居を提供できるので安心して仕事に集中させる環境を作ることができます。

社宅を活用する際に知っておくべきこと

社宅を設置することによって仕事に集中させる環境を作ることができるメリットがありますが、その反面として維持管理というデメリットがあります。維持管理には、住居人情報と住居の品質管理の2種類あります。

住居人情報というのは、会社が運営している社宅をだれが利用しているのかという情報になります。この情報を得ておくことによって利用者から賃貸料金を効率よく徴収できるだけでなく、物件を購入し退去したときには空き家情報を伝達することで効率の良い運営が可能です。

そして品質管理というのは、所有している物件に従業員を住まわせるのであれば安全対策は必須といえます。安全対策には建物の老朽化を含めて、火災や地震に対する避難経路や安全設備などを点検する必要があるのです。これらの業務は社宅を保有するうえで重要な項目なのですが、当然ながら利用数が多くなれば情報処理の負担も増加します。その情報処理の負担を軽減する目的で利用するのが、第3者機関に委託する社宅管理代行システムです。

利用数が伸びている社宅管理代行サービスとは

利用数が伸びている社宅管理代行システムとは、先に言った社宅を運営するうえで大事な住居人情報と住居の品質管理の情報処理を代行してくれるサービス企業になります。従来の社宅管理の流れとしては、土地を購入し住宅を建てるもしくは不動産屋と提携をして賃貸物件を社員に付与します。

そして物件の情報は契約した管理人から情報を得て、企業に設置した専門機関がすべての情報を管理するという形になります。そのため利用人数が100人規模であればエクセルといった処理ソフトで管理することができますが、この人数を超えると住居の安全性を確保するだけでなく住居人の情報処理をするのが難しくなります。

社宅管理代行システムでは企業から依頼を受けたうえで、社宅管理に必要なデータをすべて一元管理してくれます。それによってこれまで保有する企業にかかっていたすべての負担が、連絡を受けて行動をするだけになるので管理に関する負担が軽減できるのです。

社宅管理代行システムを導入する流れ

社宅管理代行システムを導入する流れとしては、まずサービス企業に対して問い合わせをするところから始まります。企業名と保有する社宅の場所と保有数を伝えると、企業が現地調査を行うことで現状を把握し、課題をリストアップすることで効率の良い運営方法を作成します。

効率の良い運営方法の作成が終わったら、次に行うのがその情報を企業と共有することです。企業と情報を共有することで、現在の課題だけでなくこれからの問題に対して定義することで迅速な行動ができます。これらの話し合いをもとに信頼関係を構築できたら、企業に年額の利用金額を提示し、サービスの利用の有無を確認します。

企業が提示された条件を了承したら契約締結となり、詳細な打ち合わせをしつつ業務スタートの準備を整えます。準備が整ったら本格的な運用となり、その後は企業と社宅代行システム企業と半年に一回のペースで住居人情報や住居の設備状況の打ち合わせをして安全な運営を行い続けます。

社宅管理代行サービスは運営するうえで便利なサービスですが、注意してほしいのは決して丸投げをしてはいけないことです。丸投げをしてしまうと相手の行っていることが分からなくなり、いざ問題が起きた時に請求できなくなります。そのため一部はしっかりと情報を保有し、問題が起きた時にはお互いが協力し合える環境づくりが必須です。