社宅を導入する際の法人契約における注意点とは？取り決め内容を解説

近年、節税対策や優秀な人材確保などの目的で、社宅制度を採り入れる企業が増えています。福利厚生として社宅の導入するときには土台となる社宅規定を設定しておくと入居手続きが円滑に進み、トラブル防止にもつながるでしょう。ここでは法人として物件の契約をするときの取り決めや注意点についてご紹介します。

部屋の解約に関する取り決め

どのくらい前までに管理会社に部屋の解約を連絡するかという期限ですが、ほとんどの場合1か月前までとされています。とくに転勤の多い企業では、部屋の解約が2か月以上前に設定されていると、人事の辞令もそれまでに出さなければなりません。

また、更新したばかりで解約することになった場合、違約金が発生し、違約金は会社が負担することになります。会社にとって不必要な負担を減らすためにも、期間は短めに設定するのがおすすめです。

賃貸期間に関する取り決めについては、ほとんどの物件が2年契約で賃貸借されていますが、もし2年以内に解約する場合には違約金が発生します。その違約金をどの程度に設定するのか、もし発生した場合に誰が負担するのかを決めておくことが大切です。自己都合の場合には入居者が負担し、会社都合の場合は会社としておくなど定めておきましょう。

賃料に関する取り決め

法人契約の場合、賃料は貸主の口座に振り込むのが一般的です。物件数が少ない場合は振込先が異なっていてもそれほど煩雑ではありませんが、多い場合には振込期日を統一するよう設定しておくほうが効率的に経理業務を行えます。

たとえば、送金処理を25日振込にしたい場合、社宅規定には振込期日が25日、26日、27日、末日の物件は契約可能と余裕を持たせて設定しましょう。解約時の賃料に関しては、日割りか月割りか確認してから規定を決めましょう。

また、1月31日に契約満了する物件を1月10日に解約した場合、解約後の1月11日～31日分は返還されるか、当月の賃料をすべて支払う必要があるかはっきりしておくことが大切です。一般的には日割りできる物件が多く、解約後の賃料は返還されます。

入居者に関する取り決め

たとえばある社宅から社員が退去するタイミングで、別の社員が入居を希望した場合、一度解約する手間を省くために名義は法人のままで入居者だけ変更できるよう特約を入れておくと便利です。人材派遣サービス企業や作業系や工場勤務などで短期勤務の従業員が多い場合は人の入替が頻繁に起こるため、入居者特約をあらかじめつけておいた方が手続きはスムーズにできます。特約を付けていても入居者が入れ替わる際には管理会社への相談は必要です。

光熱費に関する取り決め

社宅は会社が管理するので初期費用や賃料は会社負担となります。光熱費やインターネット代など入居者にひもづいている費用に関しては入居者が負担。支払う方法としては、入居者が自分で支払い手続きをするか、一旦会社が立替えて、あとで入居者から徴収する２つがあります。どちらの方法をとるにしても書面として社宅規定に残しておくことが必要です。社宅の担当者や経理担当者が変わっても書類に明記してあれば、状況は把握できます。

まとめ

会社の名義で物件を契約すると、何かトラブルが発生した場合、会社が不利益を被ることもあります。想定しうる不安要素をひとつでも減らすために社宅規定できちんと定めておくと安心です。社宅規定という基準があることで、部屋探しや管理の手間がはぶけて、会社側にも入居者である社員側にもうれしい福利厚生となります。社内だけで規定を決めるのが難しい場合には専門家に相談してみてはいかがでしょうか。