社宅管理代行業者の繁忙期にサービスを利用する際の注意点とは？

社宅管理代行業者に社宅管理の依頼をする場合、できれば繁忙期ではなく閑散期にお願いする方がよいといわれています。もしどうしても繁忙期に依頼しなければならないという時は、いくつか注意しておきたいことがあります。ここでは社宅管理代行業者のサービスを利用する際の注意点をまとめておきます。

社宅管理代行業者の繁忙期はいつ頃？

社宅管理代行業者はサービス業のひとつです。サービス業には、閑散期や繁忙期と呼ばれる期間が存在しています。社宅管理代行業者の繁忙期はいつ頃なのでしょうか。

社宅管理代行業者では、さまざまな業務を行っているので、まったく忙しくないという時期は少ないのですが、とくに忙しいとされているのは、2月から3月頃です。この時期は、学校を卒業して新社会人となる若手社員がたくさんいます。若手社員は社宅を利用することが多いため、社宅のメンテナンスや新規契約、新たな物件の開拓などで社宅管理代行業者は忙しくなるのです。

もちろんそれ以外の時期も、人事異動などで社宅の契約が行われることはありますが、2月や3月よりは比較的時間に余裕があるといえます。社宅管理代行業者の繁忙期は、引越し業者の繁忙期と似ている部分があるでしょう。

社宅管理代行業者の繁忙期にサービスを利用する際の注意点

社宅管理代行業者の繁忙期にサービスを依頼する場合、下記のような点に注意しておきましょう。

■繁忙期は思い通りに日程調整しにくい

社宅管理代行業者にサービスを依頼する際は、打ち合わせなどがあります。繁忙期に依頼してしまうと思う通りの日程で話ができないということもあるでしょう。また、繁忙期は特別料金が発生してしまう可能性もあるため注意してください。

■スケジュールに余裕をもっておく

繁忙期に依頼してしまうと、思うように話しが進まない可能性が出てきます。スケジュールは余裕をもっておきましょう。

■依頼する業務内容を明確にしておく

自社でできることとそうでないことは明確にしておきましょう。社宅管理代行業者では、社宅管理全般が行えますが、外注する範囲は自社で決めることができます。必要な業務だけに絞ることで、コスト削減にもつながります。

社宅管理代行サービスを利用する流れ

社宅管理代行サービスを利用する際の流れについてまとめておきます。

■問い合わせ

まずは社宅管理代行サービスに問い合わせをします。気になる会社をピックアップして、そのなかから数社に問い合わせをしてください。担当者の対応などもみて、どの業者に依頼するか決めていきます。

■ヒアリングと打ち合せ

業者を確定させたら、ヒアリングが行われます。ヒアリングでは、自社が抱えている問題点を伝えて、どのように社宅管理していけばスムーズなのか、費用を削減できるのかなど、気になることも質問しておきましょう。丁寧に話を聞いてくれる業者だと安心です。

■見積や提案を受け取る

ヒアリングや打ち合わせをした内容をもとに、業者が見積や提案を作成してくれます。見積や提案を受け取り、不明点がある場合は確認しておきましょう。

■サービス申込みと契約手続き

見積や提案から、依頼するかどうか決めます。依頼する場合は、サービスの申し込みと契約をします。契約前には、必ず最終確認と詳細の打ち合わせも行ってください。

■業務開始

契約内容に基づいて業務が開始します。業務が開始した後も、定期的な打ち合わせや報告などを通して、業務の遂行状況を確認していきます。改善しなければならない点があれば、その都度相談します。

社宅管理代行業者の繁忙期は、できればサービスの申し込みを避けたいところですが、やむを得ない場合もあるでしょう。そのような場合は、スケジュールに余裕をもって依頼してください。そうすることで、慌てずにサービスの契約ができます。