借り上げ社宅制度を新たに導入！その際によくある悩みをご紹介    

借り上げ社宅は従業員にも会社にもメリットがあります。しかし新たに導入するときは、わからないことだらけで不安もあるでしょう。本記事では「社宅規定はどうやって決めるの？」「社宅運用の方法は？」という疑問にお答えします。社宅運営の不安を取り除き、従業員の満足度もあがる社宅運営を成功させましょう。

借り上げ社宅導入時の不安

借り上げ住宅とは会社が借りている物件を社員に貸し出す制度。従業員にも会社にもメリットがありますが、導入時の不安があります。

たとえば全国各地で物件はどうやって探すのか、不動産の知識がないから不安、管理は大変なのか、コストはどのくらいか、社宅規定はどうやって決めるのか、運用がうまくいくかなどです。

不安を解消しないまま運用をすすめると、のちのちトラブルのもとにもなりかねません。市場と社宅規定の条件にギャップがあると借りられる部屋が少なくなる、管理をしっかりしていないと貸主や近隣とのトラブルにつながります。

借り上げ社宅導入時の不安は、社内規定と運用方法をきっちり決めることで解消していきます。

社宅規定はどう決めればいいの？

では社宅規定はどう決めればいいのでしょうか。入居条件、費用負担、禁止事項や場面ごとの対処法を決め、これを定期的に見直します。詳しく見ていきましょう。

入居の基準や条件を決める

まず入居できる基準と条件を決めます。社宅に入れる年齢は何歳までか、入居期間は何年か、何親等までの家族が入居できるかなどです。社宅制度がなんのためにあるのか目的にたちかえるのがポイントです。

費用負担の割合を決める

会社と従業員の賃料負担の割合を決めます。また敷金礼金やハウスクリーニング代、修繕費の負担はどうするのか、引っ越し費用は誰が出すのかなど決めることが多くあります。

その都度決めていると把握できなくなり、社員によって不平等になってしまうこともあるので、あらかじめしっかりと決めておきます。

遵守事項と禁止事項

整理整頓や清潔を保ってほしいという基本的な遵守事項から、たとえば転勤が決まってから入居まで何日以内にするか、無断退去した場合の対処法は？といった決まりまで細かく決めておきます。

禁止事項はペットの可否、部屋をさらに別の人に貸すことを禁じるなどです。以上の3点を地域の事情や時代の流れにあわせ定期的に見直すことが必要です。

借り上げ社宅ってどう運用するの？

社宅の運用をするには誰がどんな業務をするのか、運用フローを決め確認することが大切です。

誰が運用するか

全国展開している会社の場合、どこで借り上げ社宅を運用するか決めます。管理を一括化するには本社管理がよいですが、不動産は地域ごとに特色があるのでその対策を考えます。新規契約時に誰が物件を探すのかも同じく決めていきます。

どんな業務があるか

契約時、更新チェック、解約時の運用フローをとりまとめます。また保守点検、防火安全管理、衛生管理、修理や入居者管理など業務は多岐に渡ります。

借り上げ社宅の運用は、地域ごとの特色や不動産に関する知識がないと難しく、また同時期に業務が集中し担当者に負担がかかることがネックです。これらを回避するために運用を社宅管理代行の業者にアウトソーシングする手もあります。専門知識をもって対応してくれるプロに任せると、結果的に業務の効率化やコスト削減につながるでしょう。

借り上げ社宅についての不安点、社内規定の決め方と運用方法をお伝えしました。不安点は未然に解決することが大切です。入居条件や費用負担といった社内規定を定め、契約時、解約時そのときどきにやることを運用フローに細かく落としこんでいきましょう。難しいと感じたら、社宅管理代行のプロの手を借りることも考えます。業者をいくつか比較しながら、マッチする業者を見つけよりよい社宅運用を目指しましょう。