法人で賃貸物件を社宅契約する際の流れと必要書類について解説

人事異動や新入社員の入社時期になると、忙しくなるのが社宅の管理業務です。法人で賃貸物件を社宅利用のために契約する際は、個人での契約とは異なる特別な手続きが必要となります。今回は法人の社宅契約について、流れや必要書類などを詳しく解説します。社宅代行サービスのメリットもあわせて紹介するため、ぜひ参考にしてください。

社宅契約するまでの流れ

法人で賃貸物件を社宅契約する場合、個人で賃貸物件を借りる際とは手続きが異なります。手続きの流れは以下の通りです。

ステップ1：物件探し

まずは物件探しです。提携している不動産会社からの情報やインターネットの掲載情報などから興味のある物件を見つけたら、取り扱いしている不動産会社に問い合わせしましょう。

ステップ2：内見

候補の物件を絞ったら内覧の予約をします。内見の際は不動産会社のスタッフ同行のもとで物件を見学するのが一般的です。複数の物件を回る場合は車で移動することになります。

ステップ3：申し込み

気に入った物件があれば申し込みに移ります。物件は早い者勝ちで押さえることになるため、物件を決めたらスピーディーに申し込み手続きに移ってください。

ステップ4：承認・契約

物件が決まったら社宅としての承認に移ります。物件契約は承認を得てからとなるため、数日ほど時間が必要です。

ステップ5：引き渡し

承認がおりて契約金の支払いをしたら引き渡しとなります。具体的な引越し日時が決まったら管理会社へ忘れずに連絡しましょう。

法人で賃貸物件を借りる際の必要書類

法人で賃貸物件を借りる際には、個人で借りる場合とは異なる必要書類が必要となります。書類の内容は管理会社によっても多少内容に違いがありますが、基本書類はどの管理会社でも同じです。以下では、法人で賃貸物件を借りる際の必要書類を紹介します。

入居社員の身分証明書・住民票

社宅に入居する社員全員分の身分証明書のコピー、転居前住所の住民票の原本が必要です。住民票は取得後3か月以内のもので、マイナンバーが記載されていないものを用意しましょう。

在職証明

在職証明とは、企業名が入った健康保険証や社員証など、企業に所属していることが分かる書類のコピーです。

車検証

社宅で駐車場の契約をする場合には、車検証のコピーが必要となります。

社宅代行サービスで契約手続きを丸投げできる

社宅代行サービスは、企業が担う社宅に関するほとんどすべての業務を依頼できるサービスです。上記で挙げた物件手配や契約はもちろん、更新時や解約時の手続きも丸投げできます。企業の規模が大きいと社宅の数も多いため、管理スタッフの事務仕事が膨大な量となってしまいます。

社宅代行サービスを利用すれば全国規模のネットワークや豊富な知識を活かし、正確・迅速な社宅管理業務が可能です。人事異動の時期は特に社宅業務のボリュームが大きくなりますが、社宅代行サービスであれば自社のスタッフの時間を割くことなくスムーズな契約・解約手続きを実現できます。

当然サービス利用には料金がかかるものの、自社での余計なマンパワーが必要ないため、結果としてコスト削減につながります。また、社宅で過ごす社員にとっては困りごとやトラブルの際にすぐに相談できる窓口としても機能するため、満足度・利便性のアップが期待できるでしょう。

まとめ

今回は、法人が賃貸物件を社宅契約する際の手続きの流れや必要書類、社宅代行サービスのメリットなどを詳しく解説しました。法人が社宅として賃貸物件を借りる場合には、通常の賃貸契約を結ぶ前に社宅としての承認を受ける手続きが必要です。社宅管理に関する業務を委託できる社宅代行サービスを利用すれば、物件探しから社宅の承認、契約はもちろん、人事異動にともなう社宅の解約・新規契約手続きなどをすべて依頼できます。

自社スタッフが社宅関連の事務に割く時間を大幅に減らせるため、人件費の削減にもつながるのが大きなメリットとなります。社宅契約業務について知りたい人、社宅代行サービスの利用を検討している人は、今回の記事をぜひ参考にしてください。