社宅規定を作る際に必要な書類とは？決まりごとを作るのは大変？

社宅制度を運用するためには、規定を慎重に決めることが大切です。部屋を探す際に注意すべきことや契約の取り決め内容などを盛り込む必要があります。ここでは管理会社との契約の際に、法人関係ではどのような書類が必要になるのか、入居者関係ではどのような書類か求められるのか、その書類は誰が準備するのかなどについてご紹介しましょう。

社宅を契約する際に管理会社に提出する書類がある

賃貸物件を法人契約するにあたっては、法人の規模や形態によって必要書類が異なります。会社概要や登記簿謄本、印鑑証明書などはどのようなタイプの法人でも必要です。

賃貸契約においては貸主側にリスクがあるので、借主側に連帯保証人をつける必要があります。一般的には資本金や従業員数などの会社の規模で決まりますが、大手企業の場合には連帯保証人が不要な場合もあるでしょう。連帯保証人が必要な場合には必要書類には代表取締役か入居者を記入します。法人契約を円滑に結ぶためには、必要書類を準備しておかなければなりません。

提出を求められることが多い法人関係の書類

法人が部屋の契約ごとに提出しなければならない書類と取得の際の注意点について見ていきましょう。社宅の件数が多いほど手間や時間がかかるので、どの書類が必須でどのタイミングでそろえられるか、社内で把握しておくことが大切です。

登記簿謄本

登記事項証明書は、会社の代表者名や所在地などの基本的な項目が記載されているものです。登記簿謄本を提出することで管理会社は、正式名称や代表者や役員の氏名、資本金などが申込内容と相違がないか確認します。登記簿謄本は法務局に行かなくても登記情報提供サービスで取得できますが、パソコンで印刷しただけでは正式な書類として認められないため、原本が必要な場合には法務局で取得しましょう。

印鑑登録証明書

契約書に実印の押印をする際に、正式な印鑑かどうかを確認するための書類です。管理会社から実印の押印を求められたときには必ず提出が求められます。

決算書

会社の信用度を確認するための書類です。決算書には利益と損失が記載されているためすぐにそろえることが難しいかもしれませんが、信用力を証明するためにできるだけ迅速に準備できるようにしておきましょう。

提出を求められることが多い入居者関係の書類

物件契約の際の審査では入居者本人に関しても身元の確認が行われます。基本的にはすべて入居者が準備しなければならない書類なので、契約時にどの書類が必要か通知しておくといいでしょう。

身分証・健康保険証

免許証やパスポート、住民基本台帳カード、マイナンバーカードなど写真付きの身分証明書が必要です。健康保険証は会社名や事業所名、所属先などが記載されているので、在籍証明の目的で確認されます。

法人名で契約しているので入居者本人に関する身分証明は不要なのではと思う人もいるかもしれませんが、管理会社としてはどんな人が入居するのか把握することで安心して貸与できるのです。また、物件内で問題が発生した場合に入居者についてすぐに確認できれば、スムーズな対応ができますので、できるだけ提出しましょう。

住民票

申込書の住所や世帯状況と相違がないか確認するために必要な書類です。役所が発行している書類なので免許証などよりも信頼性が高いといえます。

内定通知書

入社前の人が入居する場合には、保険証や社員証がまだできていないこともあるため、会社からの内定通知書がその代わりになります。

まとめ

賃貸物件を法人契約で借りる場合、入居審査時にさまざまな書類が必要であることがお分かりいただけたでしょうか。管理会社によっては書類の提出だけでなく、面談が必要になることもあります。物件の申込をする際にどのような書類がいつまでに必要かを確認しておくことで、スムーズに入居手続きができるのです。個人で物件を契約する場合よりも多くの書類の準備が必要なのでタイムリーにそろえられるよう社内で調整しておくことをおすすめします。