社宅管理代行業者の利用によるよくある失敗例。失敗を防ぐために

社宅管理は人事労務にとって、頭を悩ませる業務です。そうした業務を引き受けてくれるのが、社宅管理代行業者です。ですが、業者によっては十分なサポートを得られなかったり、必要な手続きができずに入居者と管理会社のトラブルが発生したりするなど、問題が起こりやすくなります。そうした、不測の事態を未然に防ぐためには、どうすればよいか。今回はその方法をご紹介いたします。

社宅管理代行業者の失敗例

では、ここで社宅管理代行サービスを利用したことによる失敗例をあげていきます。こうした例に注意して、トラブルを未然に防ぐ参考にしてください。

■商習慣や不動産業界の地場特性に関わるトラブル

全国にある社宅管理を一括で依頼したときに、地域ごとに異なる手続きがあり、社宅管理代行サービスでも対応しきれなかったというケース。これは、代行業者がそうした地域ごとのノウハウを理解していなかった場合、発生する可能性があります。

■業者の実績、サポート体制の確認不足

これはコスト優先で業者を選んだときにおこりうるトラブルです。業者に対してどんなサービスを求めているのか、それを業者が保証してくれるかを確認しましょう。コストがかからない、ということは、結果的に会社側の負担が多くなるリスクを持っています。

■社宅管理は社宅管理代行業者に依頼すること

一般の管理代行業者に依頼することで、契約交渉や入金手続き、敷金など一時預かり金の管理。さらには、一時的な転勤者への対応ができず、入居者と管理者間のトラブル、管理会社と会社側での意思疎通がはかれずに、結果、家主と管理会社の業務が滞ってしまいます。この問題は、社宅管理代行業者に任せることで回避できます。

社宅管理代行業者を利用することによる失敗を防ぐために

こうしたトラブルを未然に防ぐために、依頼前におさえておくポイントをいくつかご紹介します。

■実績を確認する

これまでにどんなサービスを提供してきたか、実績を見ておくとよいでしょう。実績があるということは、それだけ積み重ねた信頼があるということです。そうした業者は、トラブルにも、迅速に対応してくれるでしょう。

■サポートは充実しているか

たとえば、私たちは体調が悪いときには医者に行きます。そこでこちらの話をあまり聞いてくれず、診察を手短にすまされたとします。とても不安な気持ちになるでしょう。それと同じで、代行管理を依頼するときに、どれだけヒアリングしてくれるかを見ましょう。サポート体制を知っておけば、対応可能な範囲を把握できます。

■社宅のタイプと業者の得意分野は合致するか

社友社宅と借り上げ社宅では、管理項目が異なります。どちらに対応しているか、確かめましょう。

■柔軟性のあるプランか

社宅管理費は、その依頼規模によって増減します。たとえば、必要な管理項目のみ依頼可能など、対応が柔軟なところを選びましょう。

■不動産情報の多寡

入居希望者に合う物件を提供することも、社宅管理代行業者の仕事です。社員が納得して、満足して暮らせるようにと考えると、不動産情報は多い方がよいでしょう。

自社に合った社宅管理代行業者を選ぼう

社宅代行業者にも、それぞれの特徴、性格、カラーというものがあります。もちろん、保有物件やエリアによっても異なります。依頼する前に、複数の業者からパンフレットを取り寄せ、webサイトを確認しましょう。SNSでの情報をチェックするのもよいでしょう。サービス内容を精査して選ぶことが大切です。

まとめ

社宅はその会社に勤める社員が利用するものです。そこに暮らすことで、社員が業務により注力できるようにすることは、会社にとって多くのプラスをもたらします。リサーチとヒアリングを通して、よりよい代行業者を選定しましょう。