社宅の戸数が増えて管理しきれないときは社宅管理代行がおすすめ

社宅は社員に安く住居を提供するほか、社員の税負担軽減なども目的にしています。自己所有・賃貸など利用形態には違いがありますが、利用者が少数でも不動産管理特有の手間やトラブル解決などへの対応は必要です。ましてや社宅の個数が増えれば、管理業務は複雑化し、負担は大きくなります。そんなとき頼れるのが社宅管理代行会社です。

社宅の戸数が増えると処理が大変になるのはなぜか

社宅を新たに用意するには、物件探しから契約締結のほかアフターケアなど煩雑な業務が増加していくのは避けられません。社員数に比例して社宅の必要な個数も増えていくわけですが、一個増えるだけでも相応の業務が発生します。その結果経理部門の業務効率が低下するようであれば社宅管理部門をアウトソーシングする必要性が高くなります。

多数の社員についての契約締結業務などは、社宅管理代行会社が窓口になって一本化できるので管理業務はシンプルになります。支払いなどもまとめて処理してくれるので、経理部門への事務負担は大きく軽減し、本来の業務にリソースを集中することが叶います。

社宅管理代行会社を利用するメリット

社宅の戸数が多いときに社宅管理代行会社を利用することには、主に3つのメリットがあります。それは業務の効率化・コストカット、そしてセキュリティ面の強化に集約できます。まず業務の効率化ですが、社宅にまつわるさまざまな業務をアウトソーシングすることになるので、企業側のこれまでの社宅管理に投入していた労力を大きく削減できます。

社宅を新規に用意することだけでも契約締結に至るまでに煩雑な手続きに忙殺されるだけでなく、仮に問題が発生すればまた別の対応が求められることも想定すると、社宅については多彩な業務が含まれます。

とくに問題になるのは新社員が入社するタイミングや転勤などが集中するときの対応です。このときには社宅の契約行為と人事異動が重複し企業側の負担増加は相当なものになります。このときも社宅に関する管理を委託しておけば、人事異動の課題に限られた人材を投入できます。

また不動産運営についても全般的に最適化することになるので、コストカットにつながる可能性があります。個々の戸数で削減できる額は小数でも、積み上げれば相当な金額のコストカットが可能となるでしょう。

そして３つ目のメリットとして挙げられるのがセキュリティです。社宅管理代行会社に管理を委ねることで、契約書や個人情報なども専門家ならではのノウハウで、機密漏えいすることなく安全に管理されるため、情報を扱う負担も少なくなるでしょう。

社宅管理代行サービスを選ぶポイント

管理する社宅の戸数が多いほど、信頼できる管理代行サービスを選ぶことが重要になってきます。数ある社宅管理代行会社の中から選ぶ際には、これまでの実績と経営規模などを踏まえて選別する姿勢が大切です。とくに企業規模が大きく社宅の数も多いときには、行政サービスに対応できるかが重要です。

担当者のサービスの範囲などは確認しておくのは必須です。またトラブルを回避するという観点では、近隣住民への対応や、女性社員が多いようなら警備関係の業務なども必要になってくるので、どこまで対応してくれるのかを確実に見極めることが求められます。

新規事業所の開設などのシーンでは、社宅の確保なども随伴する問題です。物件探しから賃貸借契約の締結、入居後のアフターフォローなどさまざまな業務が出てきます。経理部門などへの影響も大きいようであれば、社宅管理代行会社にアウトソーシングするのは合理的選択です。

不動産関係の専門知識を身につけているので、増加する社宅に関する業務を、効率的に解決してくれるはずです。とくに従業員が多くなると新入社員や異動時期などが重なると業務負担は相当なものになります。こんなときこそ、社宅管理代行会社をうまく活用するチャンスといえます。