社宅管理代行サービスを導入するまでの具体的な手順について解説！

社宅管理代行サービスの導入を検討されている企業が増えています。しかし、どのような流れで社宅管理代行サービスを導入すればよいのか分からないということもあるでしょう。ここでは、社宅管理代行サービスを導入する際の流れと導入による利点、注意点をまとめています。

社宅管理代行サービスを導入するまでの具体的な手順

社宅管理代行サービスを導入する際は、まず社宅管理代行サービス選びから行う必要があります。管理実績が豊富でサービス体制が整っている管理代行サービスを見つけてください。いくつかの業者を比較するために問合せしてみてもよいでしょう。

■ヒアリング

社宅管理業務を依頼する社宅管理代行サービスを絞り込んだら、ヒアリングに来てもらいます。ここでは、社内で保有している物件数や異動がどれくらいあるのか、どのような問題を抱えているのかなど詳しく話します。課題を解決するために提案してもらう必要があるため、できるだけ細かく伝えましょう。

■提案と見積プランを受け取る

ヒアリングを行った後は、現状抱えている問題を解決できる提案や見積を受け取ります。

■サービス申込と契約

提案された内容や見積金額に納得できた場合は、契約に進みます。導入に向けて、契約前に再度詳細確認も行いましょう。

■業務開始

社宅管理代行サービスから、物件オーナーや管理会社に業務の代行が開始されることがお知らせされます。

■業務確認

業務が開始した後も、定期的に打ち合わせを行い、業務内容や状況の確認をしていきます。

社宅管理代行サービスを導入する利点

社宅管理代行サービスを導入することで、企業側にさまざまな利点があります。

■担当部署の業務が削減できる

社宅管理では、さまざまな業務が発生します。これらの業務は専門的な知識が必要となることも多く、担当者は時間も手間もかけなければいけません。他の業務と兼務している場合、負担が大きくなってしまうのです。社宅管理代行サービスを導入することで、業務削減と効率化につながります。

■従業員の満足度も向上する

社宅管理を専門業者に依頼することは、社宅を利用する従業員の満足度向上にもつながります。社宅で起きた問題の相談や解決がよりしやすくなるだけでなく、従業員の要望に合う社宅を用意しやすくなるからです。

■コストが削減しやすくなる

社宅管理代行サービスを導入することで、不動産会社や仲介会社との価格交渉も依頼できます。物件に関する情報を豊富に持っている代行会社に依頼することで、よりよい物件を従業員に提供できるだけでなく、コスト削減も期待できます。

社宅管理代行サービスを導入する際に気を付けるべきポイント

社宅管理代行サービスを導入する際に気を付けるべきポイントをまとめておきます。

■業務を委託するサービス会社をしっかり調査する

外部委託する管理代行サービスについてよく調べてから委託する必要があります。委託費用だけで選んでしまうと、サービス内容に満足できなかったり、自社の負担が増えてしまったりということがあるからです。分析力と提案力があり、サービスが充実していて管理実績が豊富な会社に委託しましょう。

■どのような内容を委託するのかよく検討する

社宅管理の業務は、すべての業務を管理代行サービスに委託するということもできますが、自社でできることがある場合は、全業務を丸投げしないほうがよいケースもあります。まずは、自社が抱えている問題をピックアップして、それを解決できる提案をしてもらってください。

社宅管理代行サービスを導入するための流れや導入による利点、サービス導入時の注意点などをお伝えしました。社宅管理代行サービスの導入を検討している企業は今回の記事を参考にして、導入してみてくださいね。