面倒なマイナンバーに関する業務は社宅管理代行にお任せ！

マイナンバー制度が導入されてから、社宅管理にもその取り扱いが求められるようになりました。今回は、社宅管理にまつわるマイナンバーの取り扱いと、マイナンバー管理も行う代行業者についてご紹介します。

社宅家主のマイナンバーを取得する必要がある

入居者からマイナンバーを取得する以外に、借り上げ社宅など、個人の貸主から法人が借りるときには、貸主からマイナンバーを取得しなければなりません。この必要があるのは、家賃支払額が年間15万円を越える場合です。これは取得した貸主のマイナンバーを記載した、支払調書（法廷調書）を税務署に提出するためです。

マイナンバーを提出してもらう際の注意点

とはいえ、貸主にはマイナンバーを提出する義務はありません。まずは貸主の理解を得ることと、マイナンバーの取り扱いに対する会社側の取り組みを知ってもらうことが重要です。

■貸主からマイナンバーを取得するときは長期戦のかまえを

マイナポイントなどの政府の取り組みにより、マイナンバーカードの取得率は上がったものの、やはり十分とは言い難い状況です。また、セキュリティへの懸念から、取得をためらう人はやはり多いようです。そもそも、マイナンバーカードが担う役割がわからない、という状態もありえます。

さらには、通知カードにマイナンバーが記載されているため、そのままにしている人も少なくありません。貸主がこうした状態にある場合、まずはそこから説明する必要があります。複雑な内容になるため、少しずつ、ていねいに説明していかなければなりません。マイナンバーは第三者が調べることは不可能なため、貸主自身で行う必要があります。その手続きだけでも大変な作業です。これが複数の物件に渡るとなると、その労力はさらに何倍にもなるでしょう。

■セキュリティ対策は最難関

マイナンバーは税金、行政手続き、社会保障など公的機関だけではなく、証券取引や銀行口座などにも関わっています。つまり、流出、漏洩は個人情報だけではなく、その資産にも被害が及ぶ可能性があるのです。貸主からマイナンバーを取得した場合、管理体制には十二分な配慮が必要です。

とはいえ、会社の規模によってはセキュリティ体制にコストを割くことが困難な場合もあるでしょう。かといって、それで情報漏洩など起これば、会社の信頼は失墜してしまうでしょう。それだけでなく、損害賠償の請求もありえます。情報がデジタル管理に移行しつつある今、危機管理意識は、高く持ちすぎても高すぎることはないでしょう。

マイナンバーに関する業務は社宅代行にお任せ

このように、マイナンバーを取り扱う上での問題、責任を考えると、頭を抱える企業もあるでしょう。ですが、社宅管理代行業者の中には、マイナンバーの扱いに長けたところもあります。

■マイナンバー管理専門スキルあり

マイナンバー管理専門スキルを有する代行業者は少なくありません。その中にはマイナンバー管理専門業者と同等か、それ以上のスキルを誇るところもあります。そうした業者に任せられれば、マイナンバーの取り扱いについての懸念は払拭できるでしょう。

■業務効率が飛躍的に向上

社宅管理代行サービスは、社宅管理にまつわる9割の業務を代行します。また、この代行業者が現在の大家さんと契約して企業に転貸する「転貸方式」の場合、社員のマイナンバーの収集や保管、セキュリティ対策は不要です。支払調書へのマイナンバーの記載も必要ありません。転貸方式は、代行業者と企業とで契約するためです。

まとめ

マイナンバー制度が導入されて時は経ちましたが、いまだ浸透しきっていない面もあり、その管理の難しさから会社側にとって頭痛の種になることもあるでしょう。社宅管理代行業者にそれらを一任すれば、本来の業務に専念できます。情報漏洩は今、企業にとってもっとも恐るべき事柄です。もしもに備えて、スペシャリストを抱える代行業者への依頼を検討してください。